Hersteller- Verfahrensdokumentationen
nach PKDML5 entsprechend der GoBD Anforderung
Wir erstellen Verfahrensdokumentationen nach PKDML5 (Auditkriterien für digitale Dokumente-Management-Prozesse und verbundene IT-Lösungen) entsprechend der Anforderungen der finanzrelevanten Gesetzgebung von GoBD, IDW PS880, AO, HGB, DIN 27001 etc.
Verfahrensdokumentationen sind spätestens seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) seit Januar.2020 erforderlich und für finanzrelevante, analoge und digitale Unternehmensprozesse vorgeschrieben.
PKDML5 (Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen Version 5)
Die rechtlichen Anforderungen geben außerdem dem Hersteller einen Rahmen vor, der die rechts- und revisionskonforme Einführung seiner Software und einen verlässlichen Betrieb ermöglicht. Die Inhalte leiten sich je nach Sachlage aus den relevanten Gesetzen und Steuervorschriften ab und beinhalten im Wesentlichen:
- Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
- Beschreibung der sachlogischen Systemlösung
- Beschreibung der technischen Systemlösung
- Migration (Hardwarekomponenten, Softwarekomponenten, Systemwechsel)
- IT-Sicherheit (Daten- und Zugriffsschutz, Datenflusskontrolle, Protokollierung)
- Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen und Betriebsbedingungen)
- Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen
- Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderliche Kenntnisse)
- Test und Abnahme
- Wartung (Wartungsbereiche, Wartungspersonal, Wartungsdokumentation)
Die 1st.-consulting UG analysiert, ob die Software zur Verarbeitung, Verwaltung, und Ablage bzw. Archivierung der relevanten Daten und Dokumente in Ihrem Unternehmen angewendet werden kann. Dabei übernehmen wir für Sie wahlweise das Coaching einer einzusetzenden Arbeitsgruppe zur Dokumentationserstellung oder erstellen die gesamte Verfahrensdokumentation.
Existieren bereits entsprechende technische Verfahrensbeschreibungen (z.B. aus ISO 9000, 9001, etc. prüfen wir diese auf Aktualität und Vollständigkeit der Angaben und bringen sie bei Bedarf auf den aktuellen Stand oder integrieren notwendige Teilbereiche in die Verfahrensdokumentation.
Wir nehmen die Verfahrens- und Prozessdokumentationen so vor, so dass Sie die Verfahrensbeschreibungen sowohl den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und weiteren gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch entsprechend Datenschutzrecht in die QM-Dokumentation Ihres Unternehmens integrieren können. Wenn sich dabei Möglichkeiten zur Verbesserung ergeben, machen wir Ihnen in diesem Zusammenhang Vorschläge zur Optimierung der Prozesse.